Les outils
Un connecteur d'automatisation (n8n ou Make), un modèle d'IA en lecture de documents via API professionnelle, les connecteurs de votre logiciel de gestion.
Transparence
Exemple de mission type
Cette page décrit une mission représentative. Les gains évoqués sont des objectifs réalistes issus de la pratique du terrain, pas des mesures clients : ils seront documentés et sourcés dès que nos références le permettront.
Contexte
Ce que ça coûtait, avant
Le service administratif reçoit factures, bons de commande et justificatifs par email et par courrier : des dizaines à des centaines de documents par mois, dans des formats hétérogènes — PDF, scans, photos, tableurs. Chaque document est ouvert, lu, recopié dans le logiciel de gestion ou comptable, puis classé. Les erreurs de saisie se corrigeront plus tard, aux rapprochements, quand on retrouvera la trace.
Les pointes d'activité créent des retards visibles par les fournisseurs et par le comptable, et la tâche n'est valorisée par personne : c'est du temps d'hommes et de femmes expérimentés passé à recopier des chiffres qu'une machine sait lire — à condition que quelqu'un cadre les règles et contrôle le résultat.
Mise en place
Ce qu'on met en place, étape par étape
Un workflow sobre : lecture, contrôle, transmission — et un humain pour les cas qui méritent un regard.
Audit (½ journée, 450 à 750 € HT)
Échantillon de documents réels, typologie des formats, règles de contrôle attendues, points d'entrée dans votre logiciel existant.
Construction du workflow
Lecture automatique des documents reçus, extraction des champs utiles, contrôles de cohérence — montant, fournisseur, numéro, date —, préparation de l'écriture ou de la fiche.
Test sur historique anonymisé
Le workflow rejoue un mois de documents passés : chaque écart avec la saisie humaine est analysé, chaque règle est affinée. Mesure du taux de réussite avant tout passage en production.
Production et suivi
Sécurisation, journal des actions, cas douteux routés vers une file de validation, tableau mensuel : volumes traités, taux de contrôle, temps passé restant.
Le rôle de l'humain
Ce que le contrôle humain garde
- L'outil fait seul : lecture, extraction, contrôles de cohérence, classement, transmission au logiciel pour les documents conformes.
- Vos équipes valident : les cas douteux signalés par les contrôles, toute écriture comptable modifiée à la main, les nouveaux fournisseurs.
- Chaque action est journalisée : qui a validé quoi, quand — l'audit comptable reste trivial.
- Le registre des traitements RGPD est mis à jour avec vous : les documents restent hébergés en Europe.
Outils et budget
Les technologies et le budget indicatif
Assez peu de technologie, mais les bons composants aux bons endroits — c'est ce qui rend ces workflows fiables.
La durée
Audit : une demi-journée. Construction et tests : une à deux semaines. Production : quelques jours. Comptez trois à quatre semaines de bout en bout.
Le budget
Audit de 450 à 750 € HT, puis forfait à partir de quelques jours de travail après validation du prototype. Coût mensuel des outils annoncé au devis.
Pour aller plus loin
Les pages liées
Automatiser vos processusLe pilier complet : les six automatisations les plus demandées, la méthode, la sécurité des données.Cabinets comptables et servicesLa page secteur : lecture de pièces, synthèses, assistant sur la doctrine interne.Tous les cas d'usageLes autres missions types : qualification CRM, application d'interventions, assistant documentaire, tableau de bord.
Combien de documents par mois ?
Trente minutes pour décrire vos volumes et vos formats : nous vous dirons ce qu'un workflow d'extraction prendrait en charge, et à partir de quand ce n'est pas rentable — parce que ça arrive aussi.
- Diagnostic offert
- Test sur vos documents réels